Beschikbaarheid
Als je inkopen vooraf wilt laten goedkeuren, zodat de inkoopfactuur geen verrassing is, dan kun je gebruikmaken van Elvy Inkoopmanagement. Hiermee geef je aan wat je wilt inkopen bij een bepaalde leverancier en laat je deze fiatteren. Als je goedkeuring voor jouw aanvraag hebt ontvangen, kun je de bestelling bij de leverancier plaatsen.
Ga in ElvyWeb naar Verplichtingen
Klik in het tabblad Niet ingediend op de knop Nieuwe verplichting
Selecteer op het paneel Details Verplichting de administratie waarvoor je de inkoopaanvraag (verplichting) wilt indienen.
Er verschijnt nu het aanvraagformulier, dat is ingericht op basis van jouw klantwensen. Het kan dus dat het voorbeeld hier er iets anders uitziet.
Geef een duidelijke omschrijving in het veld Beschrijving, zodat jijzelf en de fiatteurs weten waar de inkoopaanvraag (verplichting) betrekking op heeft.
Document toevoegen
In het paneel Details Verplichting klik je op het icoontje achter Primaire bijlage om een document te koppelen. Dit is bijvoorbeeld de offerte die je van de leverancier hebt ontvangen voor het item of de dienst die je wilt gaan inkopen.
Er opent een nieuw paneel: Nieuw document toevoegen, waar je met de knop Bestand Kiezen een document kunt koppelen vanuit je Windows Verkenner. Heb je het bestand gevonden, dan bevestig je de keuze met de knop Opslaan.
Er verschijnt een nieuw paneel: Document voorbeeld, waar je kunt controleren of je het juiste document hebt gekoppeld. Je ziet de naam van het geselecteerde bestand en je kunt het document een omschrijving geven. In het voorbeeld gebruiken we Inkoop nieuwe bureaus. Deze invoer bevestig je met de knop Opslaan.
Op het paneel Document toevoegen, vervangen of verwijderen gebruik je de knop Terug om weer naar je aanvraag terug te keren.
Verplichting invoeren
Op het paneel Verplichting geef je de financiële consequenties van deze inkoopaanvraag (verplichting) in.
Sommige velden halen de gegeven vanuit het financieel systeem op. Deze velden herken je aan het zoekicoon:
In dit voorbeeld zijn dat de velden Periode, Jaar, Kostenplaats, Grootboekrekening en Leverancier.
Gebruik het %-teken om de hele lijst met beschikbare waarden op te vragen:
Voer een deel van de waarde in en er verschijnt een selectie van de waarden die aan de zoekcriteria voldoen:
Aan het einde van de regel bevinden zicht vier knoppen:
Toevoegen: Nieuw document toevoegen die betrekking heeft op deze regel. Je kunt hiervoor ook de knop Extra regel toevoegen gebruiken.
Regel splitsen: De regel wordt gesplitst in het aantal regels dat je in het veld Aantal hebt aangegeven (in dit voorbeeld dus 8). Let er in dit geval dus op dat in het veld bedrag het bedrag per stuk vermeld is en niet de totaalprijs.
Regel dupliceren: Er wordt een nieuwe regel toegevoegd die identiek is aan de regel die je dupliceert.
Regel verwijderen: De betreffende regel wordt verwijderd.
Onderaan het paneel heb je ook de mogelijkheid om via het dropdown menu meerdere regels in één keer toe te voegen met de knop Extra regels toevoegen:
Notities toevoegen
Op het paneel Notities kun je een notitie meegeven. Dit doe je zowel voor de fiatteur(s) als voor jezelf, wanneer je de inkoopaanvraag (verplichting) achteraf nog wilt terugzoeken. Nadat je de notitie hebt ingegeven, bevestig je de invoer met de knopt Toevoegen. Je kunt zoveel notities toevoegen als je wilt. Deze worden steeds voorzien van een datumstempel en jouw naam.
Budget koppelen
Werken jullie met budgetten, dan ben je verplicht om je inkoopaanvraag (verplichting) aan een budget(regel) te koppelen.
Op het paneel Te koppelen budgetten zie je alle budgetten die jij mag gebruiken voor het doen van inkoopaanvragen (verplichtingen). Ga op de betreffende regel staan en klik met je muis. Zijn er meerdere budgetregels (verbijzonderingen), dan krijg je een nieuw paneel te zien waarin je dient aan te geven welke budgetregel je wilt gebruiken. Hier dien je gebruik te maken van de knop koppelen, helemaal rechts van de budgetregel.
Ten slotte dien je de inkoopaanvraag (verplichting) in met de knop Indienen in het paneel Acties bovenaan je scherm. Je kunt er ook voor kiezen om de inkoopaanvraag (verplichting) nog niet in te dienen en deze alleen te Bewaren, zodat je deze later verder kunt aanvullen.
