Beschikbaarheid
Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):
Uitzondering: iMuis
Indien je een declaratie wilt aanmaken in ElvyWeb, dien je de volgende stappen te ondernemen:
Open ElvyWeb en, wanneer je bent ingelogd, klik je bovenaan op het icoon Declaraties om de declaratie-pagina te openen. Klik op het tabblad niet ingediend en vervolgens op de button nieuwe declaratie.
Je dient nu een aantal velden in te voeren. Voer de maand in waarvoor je onkosten wilt declareren. Druk vervolgens op Tab op je toetsenbord (of klik ergens op de pagina). Dan kun je een beknopte omschrijving invoeren voor de kosten die je declareert.
Je kunt later altijd regels toevoegen aan een declaratie voor een bepaalde maand. Op deze manier hoeft je geen losse declaraties aan te maken en kun je het geheel eenvoudig indienen na afloop van de maand.
Vervolgens kunt je in het paneel Declaratie je declaratie(s) invullen.
Een aantal gegevens wordt automatisch ingevuld. Voor iedere declaratie dien je, per regel, de volgende gegevens in te vullen:
- Datum
- Afdeling
- Soort kosten
- Omschrijving
- Bedrag
Je bent bij bepaalde type declaraties verplicht om per regel een bijlage te koppelen of bovenin de declaratie bij de Primaire bijlage. Jouw declaratie kan pas worden ingediend, wanneer je een bijlage heeft toegevoegd.
Bijlagen/bonnen als bijlage toevoegen
Bijlagen kun je gemakkelijk koppelen aan de declaratieregel. Dit gaat met onderstaand icoon achter de declaratieregel. Wanneer je dit aanklikt, wordt een vervolgscherm geopend.
Druk op Bestand kiezen en blader naar de map waarin de bijlagen staan. Kies hier het juiste bestand. Druk op Opslaan om de bijlage te koppelen. Je gaat vervolgens met de knop Terug naar het invoerscherm van de declaratie. Jouw bijlage is aan de declaratie toegevoegd.
Iconen in een declaratieregel
Achter elke declaratieregel staan diverse iconen. Dit betekenen ze:
- Een bijlage toevoegen aan de desbetreffende declaratie
- De regel kopiëren, handig als je meerdere regels met bepaalde kilometers wilt declareren.
- De declaratieregel verwijderen.
Acties
In het onderdeel Acties kun je declaraties bewaren, declaraties verwijderen en declaraties indienen.
Je kunt jouw declaratie tussentijds opslaan, door bovenaan de pagina op Bewaren te drukken. Door op Verwijderen te drukken, kun je de declaratie volledig verwijderen. Wanneer je de declaratie (voor de betreffende periode) volledig hebt ingevuld, kun je deze indienen door bovenaan de pagina op Indienen te drukken.
Nadat je de declaratie hebt ingediend, kun je de voortgang van de goedkeuring en de actuele status volgen via het tabblad Ingediend, door daar de betreffende declaratie te openen.