Beschikbaarheid
Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):
Dit artikel wordt aangeboden als extra service ter ondersteuning voor het inrichten van berichtregels voor Exchange. Het behoort niet tot de standaard mogelijkheden voor het werken met Elvy. Support zal bij vragen/issues gerelateerd aan dit artikel daarom niet actief kunnen ondersteunen en om die reden direct doorverwijzen naar de applicatie-of systeembeheerder van de klant.
Inleiding
U heeft als administratiekantoor honderd(en) klant administraties en heeft voor elke klant een e-mailadres (alias) aangemaakt in Exchange, mogelijk voor zowel inkoop-als verkoopfacturen. U wilt deze e-mailadressen koppelen aan één mailbox op basis van Outlook regels, zodat u de ontvangst en verwerking van inkomende factuurmail kunt automatiseren.
Tijdens het inboeken van de factuur in Elvy kan automatisch een extra kopie PDF op het netwerk van het administratiekantoor worden opgeslagen ten behoeve van een klant dossier (zie hiervoor het artikel 'Hoe kan ik de originele PDF opslaan op een netwerk locatie?'.
Het aanmaken van de email aliassen in Exchange\Office 365 wordt niet in dit artikel behandeld; hiervoor verwijzen wij u naar de support pagina’s van Microsoft. Deze aliassen dienen er uiteraard vooraf te zijn.
Aanmaken van berichtregels
Het grote voordeel van het gebruik van Microsoft Powershell is dat deze Outlook regels centraal door applicatie- of systeembeheerder aangemaakt worden en niet (per gebruiker) in de Outlook cliënt zelf.
Stap 1
Start Windows PowerShell als admin(!)
Stap 2
Log in met script 1 (alleen mogelijk als Exchange/Office 365 admin)
$UserCredential = Get-Credential
Stap 3
Start sessie met script 2
$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection
Stap 4
Voer script 3 uit: execution policy rechten
set-executionpolicy bypass
Antwoord: Yes to All
Check de toegepaste rechten met script 4:
Get-ExecutionPolicy -List
Stap 5
Voer script 4 uit: import van commandlets in tijdelijke Powershell sessie
Import-PSSession $Session
Een voortgang indicator laat de download zien. Na import wordt dit scherm getoond:
Stap 6
Voer vervolgens de gewenste script acties uit: bijv. New-InboxRule
New-InboxRule -name "Bruinsma verkoop" -Mailbox "administratie" -SentTo "verkoop@elvy.nl" -MoveToFolder "administratie:\bruinsma\verkoop\" -HeaderContainsWords verkoop@elvy.nl
In het voorbeeld hierboven moet u de rode tekst wijzigen in de gegevens/mappen van uw eigen administratiekantoor/klantgegevens.
Dit script kopieert alle mail aan verkoop@elvy.nl (alias op postbus administratie) naar de submap \bruinsma\verkoop\ in postbus Administratie. Deze submap zit gekoppeld aan een Elvy serviceregel.
Stap 7
Test de werking van het script met een of meer testmails inclusief factuurbijlage aan de betreffende email aliassen:
- Controleer de werking in Outlook (correct toepassen regel)
- Controleer Elvy Factuurverwerking (ophalen en verwerken factuurmail en verplaatsen mail naar de submap verwerkt\onverwerkt in Outlook)
- Wordt er ook gewerkt met een extra kopie PDF ten behoeve van de opbouw van een klantdossier, test dan ook via een boeking van een factuur.
Handige scripts
Opvragen lijst van alles berichtregels
Maak gebruik van het controle script om te zien voor welke aliassen een Outlook regel is aangebracht.
Get-InboxRule -mailbox administratie
Verwijderen van foute of overbodige berichtregels
Verwijder foutieve of ongewenste regels met dit script (vraag eerst de lijst op met de unieke ID’s)
Remove-InboxRule -Mailbox administratie -Identity "9964579453935812609"
*Waarbij ID = RuleIdentity
Opvragen alle email aliassen van een postbus
Gebruik dit script om alle aanwezige email aliassen op te vragen:
Get-Mailbox administratie | select –expand emailaddresses alias
*Waarbij postbus naam = administratie