Beschikbaarheid
Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):
Exact Online
Inleiding
Zodra u de boeking in Elvy heeft verwerkt naar uw financieel pakket, wordt de factuur gearchiveerd en wordt de boeking ook geblokkeerd voor betaling als de factuur nog gefiatteerd moet worden. Elvy biedt uitgebreide fiatteringsmogelijkheden voor uw organisatie. Het fiatteren is mogelijk via de online oplossing Factuurverwerking of via de Elvy App.
Elvy bepaalt aan de hand van de ingestelde factuurprocessen wie wanneer moet fiatteren. Zodra alle vereiste fiatteurs hun akkoord hebben gegeven wordt de boeking vrij gegeven voor betaling in uw financieel pakket.
In dit artikel wordt het volgende behandeld:
Taken
Ga via de oplossing Factuurverwerking naar het menu Taken. Iedere taak is gekoppeld aan een boeking in de administratie. Deze boeking blijft geblokkeerd voor betaling, totdat de taak volledig is goedgekeurd door alle betrokkenen. U kunt notities toevoegen, en in geval van vragen over de factuur, kunt u taken doorsturen naar collega’s.
Hier ziet u een aantal tabbladen, welke afhankelijk zijn van de status van lopende taken en uw rol als gebruiker.
Onder het tabblad Te behandelen staan taken die door u behandeld moeten worden – deze kunt u goedkeuren, afkeuren of doorsturen. Wanneer één of meer taken nog niet afgehandeld (kunnen) worden en u de status op In behandeling zet, worden deze getoond onder een gelijknamig tabblad.
Daarnaast is er ook nog het tabblad, Doorgestuurd, voor doorgestuurde taken, Afgekeurd voor afgekeurde taken en het tabblad Door anderen te behandelen, welke zichtbaar is voor managers van gebruikers.
Status
Iedere taak die u ontvangt, moet behandeld worden. Dit kan de vorm van een akkoord (of afkeuring) zijn, of door er een vraag over te stellen of te beantwoorden.
Wanneer u een taak voor het eerst opent, heeft deze de status, ‘Te behandelen’. U kunt dit wijzigen naar, ‘In behandeling’, om zo overzicht te creëren binnen uw takenoverzicht en om aan andere fiatteurs duidelijk te maken dat de taak door u in behandeling is genomen. U gaat hiervoor naar Status en selecteer 'In behandeling'.
U kunt een notitie toevoegen zodat duidelijk is waarom u de taak in behandeling heeft genomen, en nog niet kan goed- of afkeuren. De betreffende taak wordt vervolgens getoond onder het tabblad, In behandeling.
Notitie toevoegen
Wanneer u een taak in behandeling neemt, doorstuurt, of belangrijke informatie wilt toevoegen voor andere fiatteurs van de taak, dan gebruikt u de notities. Selecteer Notitie toevoegen, voer de notitie in en druk op Toevoegen.
Goedkeuren / afkeuren
Om een taak te beoordelen, kiest u voor Goedkeuren of Afkeuren.
Om een taak goed te keuren hoeft u slechts op Goedkeuren te drukken. Wanneer u een taak wilt afkeuren, moet u een reden opgeven.
Druk daarna op Afkeuren om de taak definitief af te keuren.
Wanneer een factuur is afgekeurd, moet deze verwerkt worden. Deze taak ligt bij de ‘afkeurmanager’. In het artikel ‘Hoe verwerk ik een afgekeurde factuur in Elvy Online?’ staat beschreven hoe u moet omgaan met een afgekeurde factuur.
Doorsturen
Wanneer u een vraag hebt over een te behandelen taak, dan kunt u deze doorsturen naar een collega. Selecteer Doorsturen en kies degene waar u taak naar wilt doorsturen, vul in het notitieveld uw vraag in en druk op Doorsturen.
U kunt uw tekenbevoegdheid niet delegeren. Het is dus niet mogelijk om met ‘Doorsturen’ een taak te laten goed- of afkeuren door een collega die niet is opgenomen in de fiattering van de taak.
Nadat u een taak heeft doorgestuurd, kunt u deze pas goedkeuren nadat deze beantwoord is door degene aan wie u de taak heeft doorgestuurd.
Beantwoorden
Een taak die aan u is doorgestuurd, kan pas worden afgehandeld, nadat u deze heeft beantwoord. Het is ook mogelijk dat u een bijlage moet toevoegen; in dat geval krijgt u hier een melding van.
Selecteer Beantwoorden en vul het notitieveld in, selecteer nogmaals Beantwoorden.
