Beschikbaarheid
Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):
Exact Online
U kunt alleen een factuurproces aanmaken, wijzigen of verwijderen als u hiervoor de juiste rechten heeft.
In Elvy Online kunt u een fiatteringsstroom aanmaken door middel van een factuurproces. Dit is het proces welke de factuur aflegt ter goedkeuring alvorens hij ter beschikking wordt gesteld voor betaling in het financieel pakket of ERP systeem.
Factuurproces aanmaken
U bent in de oplossing Factuurverwerking en klik in het menu op Factuurprocessen. Selecteer Toevoegen om een nieuw factuurproces aan te maken.
Factuurprocessen
Onder het tabblad Factuurprocessen vult u de algemene gegevens in van het factuurproces.
Deze gegevens komen terug op het overzicht van al uw ingestelde factuurprocessen. Gebruik daarom eenvoudige maar doeltreffende omschrijvingen.
- Calamiteitenmanager: De calamiteiten manager krijgt de taak terug als er een foutmelding gegenereerd wordt door het systeem tijdens het aanmaken of verwerken van een taak. U bent verplicht een calamiteitenmanager in te stellen.
Indien er geen calamiteitenmanager is aangesteld, zal de afkeurmanager deze functie erbij krijgen mits dit zo is ingesteld. Ga naar het tabblad Primaire stroming om een afkeurmanager in te stellen.
- Code: Hier geeft u een korte omschrijving van het factuurproces, bijvoorbeeld de naam van de persoon, afdeling of grootboekrekening. Dit is geheel naar eigen wens in te stellen.
- Omschrijving: Hier geeft u een uitgebreide omschrijving om het factuurproces te verduidelijken. Hier kunt u bijvoorbeeld de volgorde van de namen van de personen ingeven waarlangs de factuur gaat. Dit is ook weer geheel naar eigen wens in te stellen.
- Financieel pakket: Kies hier voor welk financieel pakket dit factuurproces van toepassing is.
U kunt ervoor kiezen om de boekingsregel te tonen bij een taak. Standaard staat dit ingesteld, maar kunt u per medewerker/fiatteur aanpassen.
Druk vervolgens op Volgende.
Administraties
Hier kiest u voor welke administratie(s) dit factuurproces van toepassing is. Als u hier niks selecteert wordt het toegepast op elke gekoppelde administratie. Als u hier wel de filter op toepast, kunt u zoeken op code, administratie en financieel pakket en kiest u voor welke administratie deze goedkeuringsstroom van toepassing is door het vinkje te selecteren.
Primaire stroming
De primaire stroming is het proces welke de factuur doorloopt ter goedkeuring. In dit scherm geeft u aan wie de manager van afkeur is voor deze stroming. De afkeurmanager is de persoon die de facturen behandeld welke zijn afgekeurd door de fiatteurs.
Stromingsregel
Onder dit tabblad voegt u de medewerkers toe aan wie de factuur ter goedkeuring moet worden voorgelegd. U kunt de volgorde en zichtbaarheid van de kolommen wijzigen door middel van het tandwiel. Selecteer Toevoegen om een stromingsregel aan te maken.
Algemeen
U kunt onder dit tabblad de medewerker invullen welke de factuur als eerste moet goedkeuren. Deze wordt standaard ingedeeld in 'Fase 1'. U voegt voor iedere fiatteur een nieuwe stromingsregel toe. De volgende fiatteur wordt vanzelf ingedeeld in 'Fase 2', 'Fase 3' etc.
Door het vinkje 'Eén medewerker hoeft akkoord te geven op dezelfde prioriteit' te selecteren, geeft u aan dat, mits er meerdere fiatteurs op hetzelfde niveau/fase zijn ingedeeld en de factuur door één van de fiatteurs wordt goedgekeurd, er op dat niveau geen actie meer verwacht wordt van de overige fiatteurs.
Als de gewenste medewerker niet gevonden kan worden, dan mag deze niet bij de administraties gekozen onder administratiefiltering. Indien er geen administratiefiltering is ingesteld, dan moet de medewerker ook toegang hebben tot alle administraties.
Indien het vinkje 'Eén medewerker hoeft akkoord te geven op dezelfde prioriteit' wordt aangezet, moet dit voor iedere fiatteur in dezelfde fase ingesteld worden.
Filters
Hier stelt u de filterinstellingen in voor de stromingsregel. Voor het instellen van de filtering heeft u de onderstaande mogelijkheden.
Voor de filtering op kostenplaatsen, kostendragers en grootboekrekeningen kan een zogenaamde 'wildcard' gebruikt worden.
De wildcard * (asterisk) wordt gebruikt, om bijvoorbeeld aan te geven dat een fiatteur tekent voor ‘alle grootboekrekeningen in de 3000-reeks’, door bij het grootboekrekening-filter de waarde ‘3*’ in te vullen.
De wildcard ? (vraagteken) wordt gebruikt, om aan te geven dat een fiatteur tekent voor 'alle grootboekrekeningen in de 30-reeks', door de waarde '3?' in te vullen.
De wildcard - (minteken) wordt gebruikt, om aan te geven dat een fiatteur tekent voor de reeks grootboekrekeningen van de ingevoerde cijfers. Bijvoorbeeld: voor de reeks 3000 t/m 3050 moet 3000-3050 ingevuld worden.
| Filter | Toelichting |
| Vanaf bedrag t/m bedrag | Het factuurbedrag, exclusief btw. Dit mag zowel een positief als negatief bedrag zijn.
Bijvoorbeeld: U stelt in dat de regel vanaf 0 euro t/m 1.000 euro gebruikt moet worden. Wanneer de factuur onder de 0 euro valt, of boven de 1.000, zal deze regel nooit opgenomen worden in de stroming. |
| Kostenplaatsen | Enkele kostenplaats, met gebruik van wildcards.
Bijvoorbeeld: U maakt een regel aan met als kostenplaats-filter ‘Marketing’. Wanneer op deze kostenplaats geboekt wordt, zal de regel overgenomen worden in de stroming. Indien de kostenplaatsen zijn opgebouwd volgens een vaste structuur, zoals ‘A100’, ‘B100’, dan kunt u ‘A*’ invullen, waardoor de regel gebruikt zal worden wanneer geboekt wordt op een kostenplaats die begint met ‘A’. |
| Kostendragers | Enkele kostendrager, met gebruik van wildcards.
Hiervoor gelden dezelfde voorwaarden die beschreven zijn bij kostenplaatsen. |
| Grootboekrekeningen |
Enkele grootboekrekening, met gebruik van wildcards. Hiervoor gelden dezelfde voorwaarden die beschreven zijn bij kostenplaatsen. |
| Projecten | Code of naam van gekoppelde projecten. |
| Administratie | Code van een gekoppelde administratie.
Bijvoorbeeld: U maakt een register aan wat voor twee administraties gebruikt wordt, met codes 100 en 200. Fiatteur A tekent voor grootboekrekening 2000, in administratie 100. Fiatteur B tekent voor dezelfde grootboekrekening in administratie 200. Afhankelijk van de administratie waarin geboekt wordt, zal de juiste regel/fiatteur overgenomen worden in de stroming. |
Overzicht
Hier heeft u een overzicht van het zojuist aangemaakte factuurproces. Selecteer Voltooien om het factuurproces op te slaan.
Factuurproces overzicht
U komt vervolgens weer in het menu Factuurprocessen, waar u alle aangemaakte fiatteringsstromingen kunt terugvinden. U kunt deze bewerken of verwijderen door middel van het potlood en het kruisje helemaal rechts van de regel.
Als alle factuurprocessen zijn aangemaakt kunt u ervoor kiezen dat er bij een boeking verplicht een proces gekoppeld wordt. Ga hiervoor naar de oplossing Document Scanning en klik in het menu op Instellingen. Ga vervolgens naar het tabblad Fiattering en selecteer hier de optie 'Factuurproces verplicht bij boeking'.
Factuurproces instellingen
Als u op het potlood drukt kunt u de instellingen wijzigen van het betreffende factuurproces.
Algemeen
U kunt hier de algemene gegevens aanpassen.
Stromingen
Onder het tabblad Stromingen kunt u een extra/secundaire stroming toevoegen.
Logging
Onder het tabblad Logging kunt u alle wijzigingen welke binnen een factuurproces zijn aangebracht raadplegen. Dit kan handig zijn tijdens een accountantscontrole.
