Beschikbaarheid
Deze functionaliteit is in de volgende koppeling(en) beschikbaar:
Exact Globe
KING
Plan-de-CAMpagne
SAP Business One
Unit4 Multivers Extended
Met Elvy kunt u facturen afletteren aan een bestelling of ontvangst welke in uw boekhoudpakket staat ingegeven.
Voer zoals gebruikelijk de Automatische Herkenning uit. Zodra Elvy de crediteur en alle overige gegevens herkend heeft, wordt het boekingsregelscherm geopend.
Door op het rasterveld links bovenin het Boekingsregelscherm te klikken, komt u in het scherm waar u de invoervelden kunt selecteren.
Instellingen
U kunt zelf bepalen of u bij de boeking ook de artikelcode, prijs per stuk, etc. wilt weergeven door de optie aan te vinken in het invoerveldenscherm.
Tevens kunt u hier aangeven wanneer het Bestellingenscherm getoond moet worden.
- Altijd tonen: het bestellingenscherm komt altijd naar voren, ook als er geen bestelling gekoppeld is aan een crediteur.
- Automatisch tonen: het bestellingenscherm komt naar voren zodra er een bestelling gekoppeld is aan de crediteur.
- Nooit tonen: met deze instelling zult u altijd zelf de ‘Bestellingen’-knop in het boekingsregelscherm moeten selecteren.
Selecteer Bewaren om de instellingen op te slaan.
De beschikbare velden zijn afhankelijk van uw ERP-software.
Werking
Zodra u dit heeft ingesteld kunt u de knop ‘Bestellingen’ selecteren in het boekingsregelscherm.
Het bestellingenscherm wordt getoond. U heeft hier de mogelijkheid om uw factuur af te letteren aan een of meer verplichtingen of bestellingen.
Standaard worden de bestellingen getoond binnen de opgegeven datumperiode. Door het selectievakje uit te schakelen, krijgt u alle bestellingen te zien.
U kunt ervoor kiezen om bestelregels of ontvangstregels te tonen.
Om alle bestel- (of ontvangst)regels binnen een bestelling te selecteren, dubbelklikt u op de betreffende regel in de bovenste lijst. Wanneer u alle getoonde bestellingen wilt selecteren, drukt u op Alles. Door opnieuw op deze knop te drukken, kunt u de bestellingen de-selecteren.
Om binnen een bestelling of ontvangst een aantal artikelen te selecteren, kruist u het selectievakje aan, door hierop te dubbelklikken. Daarnaast kunt u ook het aantal artikelen specificeren wat u hebt ontvangen, door te dubbelklikken op de waarde in de kolom ‘Te boeken.’ U kunt hier zelf het aantal invoeren.
Bestelnummerfiltering
Wanneer u voor het eerst binnen Elvy gebruikmaakt van ‘Bestellingen’, kunt u een aantal opties instellen om het gebruik hiervan zo makkelijk mogelijk te maken. U kunt handmatig het juiste bestelnummer invoeren óf u kunt deze door Elvy laten uitlezen van de factuur.
Deze opties worden bewaard. U kunt ze achteraf altijd wijzigen.
Handmatige filtering
Kruis de optie, ‘Filter bst.nr’s’ aan voor de handmatige filtering. Vervolgens kunt u in het tekstvlak eronder de betreffende bestelnummers invoeren. Druk vervolgens op de Ververs-knop.
Automatische filtering
Het automatisch herkennen van bestelnummers wordt onthouden voor u als gebruiker en wordt toegepast op alle crediteuren en administraties. U kunt onder ‘Nummerformaat’ een indeling opgeven van het bestelnummer zoals dit op de factuur aanwezig is.
Zoals bij de handmatige invoer van bestelnummers, is het hier ook mogelijk om meerdere indelingen in te voeren; elk op een nieuwe regel.
Op een factuur wordt het ordernummer vermeld; dit nummer heeft altijd een vaste indeling en komt overeen met de nummering van orders ingegeven in uw financieel pakket. In dit voorbeeld wordt aangenomen dat het nummer van een order begint met ‘5’, gevolgd door 4 variabelen. Vul in dit geval 5????.
Druk nu op de Ververs-knop en Elvy zal op zoek gaan naar tekstfragmenten die beginnen met een 5, gevolgd door 4 tekens.
De gevonden bestelnummers worden ingevuld in het Filter bst. nr’s tekstvlak, waarna het bestellingenoverzicht automatisch ververst wordt.
Om de herkenning van bestelnummers verder te verfijnen, kunt u hieraan nog een aantal schakelopties meegeven.
| Optie | Toelichting | Voorbeeld |
| N | Alleen numerieke waarden | '51827' wordt herkend, maar '51,82' niet. |
| M | Alleen losstaande numerieke waarden | 'Bestelling 51827' wordt herkend, maar 'ORDER51827' niet. |
| F | Tekst omzetten naar numeriek |
'5i827' wordt omgezet naar '51827'. |
Deze opties geeft u mee tussen accolades, gescheiden door komma's. Wanneer u bijvoorbeeld bestelnummers wilt herkennen die met '18' beginnen, gevolgd door vier cijfers, waarbij u alleen zuiver numerieke resultaten wilt, dan gebruikt u 18????{N}. Wilt u tekens die mogelijk als cijfer gezien kunnen worden omzetten naar het dichtstbijzijnde cijfer, dan voegt u de schakeloptie, 'F' toe: 18????{N,F}.
Wanneer u deze filtering instelt en de factuur aflettert aan een of meer ontvangsten, dan filter Elvy de ontvangsten op basis van de herkende bestelnummers, zodat u alleen de relevante ontvangsten te zien krijgt.
Indien nodig, kunt u handmatig in het veld, 'Filter bst.nr's' bestelnummers toevoegen.
Wanneer u alle bestel- of ontvangstregels hebt geselecteerd, druk u rechts onderin het scherm op Selecteer. Alle regels worden overgenomen. Wanneer Elvy een verschil ziet tussen het herkende totaalbedrag en de geselecteerde regels, dan wordt een boekingsvoorstel getoond voor het prijsverschil. Dit kunt u boeken op dezelfde manier zoals u dit in uw ERP-software doet.
Maakt u gebruik van de fiattering in Elvy? Het is mogelijk om facturen die (eventueel binnen bepaalde marges) overeenkomen met de bestelling, automatisch te laten accorderen. Zie: Automatisch fiattering inkoopfacturen i.c.m. matching aan inkooporders.