Beschikbaarheid
Deze functionaliteit is in de volgende koppelingen beschikbaar:
Inleiding
Elvy kan verschillende soorten facturen van Flora Holland verwerken, zonder dat je handmatig boekingsgegevens van de factuur hoeft over te nemen. Naast een PDF voor de facturen ontvang je een zip-bestand (van het type 'FlorEcom Invoice Message' of 'XML Invoice Message') met gedetailleerde informatie van in- en verkopen op een van de aangesloten bloemen en plantenveilingen.
Voor het boeken van UBL e-facturen, zie: Hoe boek ik UBL e-facturen?
In dit artikel worden de volgende onderwerpen beschreven:
Voorbereiding
Indien je gebruik wilt maken van de functie Flora E-facturen, dan kun je dit op twee manieren doen: handmatig of automatisch. Wij raden de automatische verwerking aan, omdat hier de minste handelingen voor nodig zijn en de Elvy service kan bepalen of een XML, een Flora XML is of een ander type. Ook wordt de XML automatisch op de juiste plaats neergezet om in te lezen.
Zorg ervoor dat de Elvy service en de boekers de locaties via een UNC-pad kunnen mogen benaderen. Hiervoor zijn Windows lees-en wijzig rechten nodig. Elvy onthoudt standaard de laatst gekozen locatie voor Flora XML’s.
Automatische verwerking
Maak een NT-serviceregel aan die een sub-map in de facturen mailbox automatisch uitleest. In dit postvak kunnen zowel de mails met Flora PDF facturen als de mails met de zip-bestanden met de Flora XML geplaatst worden. Deze bestanden mogen in aparte mails aangeleverd worden, of in dezelfde mail. De XML en PDF mogen in 1 zip bestand zitten, of als losse bestanden aangeleverd worden.
De NT-service van Elvy leest de mail uit om de zip met de ingesloten XML te laten verwerken en plaatst de uitgepakte XML automatisch in de systeem-map FLORAHOLLAND binnen de DATA-map in de Elvy Share. Als deze map niet bestaat, wordt de map automatisch aangemaakt op het moment dat de Elvy service voor de eerste keer een XML herkent als een Flora XML.
De ingevulde doelmap in de NT-service regel wordt voor de XML genegeerd. Deze doelmap is wel nodig om de Flora PDF in de gebruikelijke OCR map te plaatsen.
Maak in jouw mailbox en onder Scans\OCR sub-mappen aan voor verschillende factuursoorten (Bijvoorbeeld 'Inkoop', 'Verkoop', 'Flora' etc.).
Handmatige verwerking
Maak een map aan op het netwerk binnen de Elvy Share: bijvoorbeeld 'Florabestanden'. Hierin plaats je handmatig de Flora zip-bestanden met de XML.
Pak zelf de XML's uit en kopieer naar de aangemaakte map. De zip kun je verwijderen.
Ook voor handmatige verwerking heeft u een NT-serviceregel nodig voor de verwerking van de PDF facturen.
Laden van Flora XML-bestanden
Nadat je de betreffende administratie heeft geselecteerd, druk je op de knop Documenten laden, waarna alle beschikbare documenten geladen worden voor de geselecteerde administratie.
Kies het juiste dagboek en druk vervolgens op de knop Automatische herkenning. Klik vervolgens op de knop Flora E-Factuur. Mocht Elvy al een boekingsregel voorstellen omdat de primaire velden al zijn ingevuld, klik dan eerst op Annuleren.
Het volgende scherm wordt nu getoond.
Inlezen XML
Selecteer met de verrekijker-knop (1) de map waarin je de XML hebt opgeslagen. Dit pad zal doorgaans via UNC-pad gebladerd moeten worden. Bijvoorbeeld: \\SERVER01\ELVY\DATA\FLORAHOLLAND\
De knop 'bestanden' (2) geeft aan hoeveel XML's in deze map staan. Onder het tabblad 'XML' kun je zien welke bestanden dat zijn en van welke datum.
Het is ook mogelijk dat Elvy op basis van OCR en herkenning van het factuur-/notanummer een melding geeft zoals hieronder.
Klik op 'Ja' om het bestand in te lezen in het scherm. Verschijnt deze vraag niet, selecteer dan de juiste XML met de bladerknop of selecteer de bijbehorende XML-regel handmatig in het tabblad XML.
Elvy onthoudt de laatst gekozen locatie en bestandsnaam.
Selecteer vervolgens de knop 'verwerk' (3) of dubbelklik op de selecteerde regel in het XML tabblad. Hierna worden alle regels ingelezen en getoond onder het tabblad 'Te boeken'.
Het tabblad 'Te boeken' geeft alle boekingsregels weer, het tabblad 'Bronregels' geeft alle productregels weer en het tabblad 'Bestandsinformatie' geeft de type nota, crediteur, ID en NAW van verzender (Flora) en ontvanger afnemer weer.
Verwerken van E-facturen
Met Voorkeuze profielen kun je voor verschillende typen Flora facturen/XML’s bepaalde standaard instellingen laden, zodat het ingeven van boekingsdata wordt geautomatiseerd. Per document zal deze data kunnen verschillen. Deze profielen zal je de eerste keer moeten aanmaken en van de juiste stamdata moeten voorzien. Voordat je gaat boeken, slaat je eventuele wijzigingen op in het sjabloon. Ga hiervoor naar 'Sjablonen maken en wijzigen' verder in dit artikel.
Omdat profielen een zelfgekozen naam hebben, dien je zelf aan te geven welk profiel voor welk type factuur van toepassing is; dit doe je door te selecteren en dubbelklikken op de profielnaam. Je kunt 1 standaard profiel vastleggen (bijv. het meest voorkomende document dat wordt geboekt).
De eerste keer zal je de te boeken regels moeten benoemen voor:
- Grootboekrekening (verplicht)
- BTW-code (verplicht)
- Kostenplaats (optioneel)
- Kostendrager (optioneel)
Regels die correct zijn, krijgen een normale kleur, anders zijn ze rood. Alleen correcte ingevulde regels worden na aanpassen doorgezet als losse boekingsregels in het boekingsvenster van Elvy.
Zodra je op Bewaren drukt worden de regels in het scherm overgenomen als losse boekingsregels in Elvy, tenzij ze rood zijn (ontbrekende gegevens).
In de tab 'Bronregels' kun je de onderliggende detail regels zien, zoals artikel, omschrijving, aantal, netto prijs, BTW tarief etc. Deze gegevens kun je alleen inzien, niet wijzigen.
Na een laatste controle verwerk je de boekingsregels naar het financiële pakket. Betreft het een boeking in het Verkoop dagboek (debiteuren), dan kan er geen goedkeuringsstroom gestart worden. Bij boekingen naar het Inkoop dagboek (crediteuren) is dat wel mogelijk.
Verwijderen bronbestand
Na het succesvol boeken vraagt Elvy of de XML in de map met Florabestanden verwijderd mag worden. Doorgaans zal het antwoord Ja zijn, tenzij je de XML nog in een back-up map wilt bewaren. Het advies is om ze weg te halen, zodat je weet of de XML al is verwerkt.
Extra instellingen
Vaste keuze crediteur
Je kunt aangeven dat voor de gekozen crediteur altijd Flora e-facturen verwerkt worden. Je kunt hiervoor de optie, 'Voor deze crediteur altijd Flora E-facturen verwerken' aanvinken.
De volgende keer zal het venster 'Flora E-factuur' automatisch worden geopend.
Sjablonen maken en wijzigen
De eerste keer zal er nog geen sjabloon zijn voor het type factuur dat je wilt boeken. Maak deze bij de eerste boeking van dat type aan.
Per type factuur creëer je dus een sjabloon, zoals handelsfacturen, klok facturen, Connect facturen etc.
Benoem de velden, zodat er geen rode regels meer zijn en sla het sjabloon op. Je kunt bij één van de sjablonen (de meest voorkomende) een vinkje zetten, zodat dit sjabloon automatisch wordt toegepast op de Flora factuur. Deze keuze is te wijzigen als het type factuur afwijkt van de standaard.
Bij het inlezen van de (eerstvolgende) factuur dubbelklik je het gewenste sjabloon en worden de instellingen toegepast op de regels. Eventuele rood gemarkeerde regels dien je aan te passen en vervolgens in het geselecteerde sjabloon te bewaren.
Door op de knop Wijzigen te drukken kun je het sjabloon tussentijds aanpassen. Oude sjablonen kun je met de knop Verwijderen definitief wissen.
Boeken in Inkoop of Verkoop dagboek
Standaard worden de facturen in het Inkoop dagboek ingeboekt (crediteuren) en worden de bedragen overwegend negatief gemaakt. Het is ook mogelijk om te boeken op het Verkoop dagboek (debiteuren), bedragen worden dan overwegend positief gemaakt. De boeking omschrijving zal ook met de situatie mee wijzigen.