Beschikbaarheid
Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):
eAccounting
Exact Online
Alleen als administrator kunt u in eerste instantie alleen gebruikers/medewerkers/fiatteurs toevoegen of wijzigen. Als administrator kunt u rechten toewijzen aan de gebruiker voor alle instellingen van Elvy Online en dus ook voor gebruikersbeheer.
In dit artikel komen de volgende onderwerpen aan bod:
Gebruiker toevoegen
Gebruiker verwijderen
Gegevens wijzigen
Gebruiker toevoegen
Via uw gebruikersnaam rechts bovenin gaat u naar Gebruikersbeheer om een nieuwe gebruiker te kunnen toevoegen en gebruikersinstellingen te selecteren. U heeft hier tevens het overzicht van alle aangemaakte gebruikers. Een onderscheid in gebruiker of cliënt user kunt u herkennen aan het symbool voor de gebruikersnaam.
Gebruiker
U selecteert links bovenin de knop ‘toevoegen’. Vervolgens kunt u onder het tabblad Gebruiker alle stamgegevens invullen.
De administrator voert het wachtwoord in van de nieuwe gebruiker. De gebruiker heeft de mogelijkheid deze na het inloggen zelf te wijzigen via de gebruikersnaam in de gebruikersdetails. Het wachtwoord moet bestaan uit 8 tekens / één hoofdletter / één kleine letter / één cijfer.
Toegang
Onder het tabblad Toegang kunt u de rechten per gebruiker instellen voor alle functionaliteiten van Elvy Online. Hier maakt u ook onderscheid in het aanmaken van een boeker of fiatteur.
Boeker toevoegen
Voor het aanmaken van een boeker moet u de vinkjes op weigeren zetten zoals in het voorbeeld hieronder. De overige vinkjes worden standaard op toestaan gezet. Als de gebruiker niet op alle mogelijkheden binnen Elvy toegang mag hebben, dan zet u hier ook het vinkje op weigeren.
Fiatteur toevoegen
Voor het aanmaken van een fiatteur moet u alle vinkjes op weigeren zetten en de vinkjes zoals in het voorbeeld hieronder houden op toestaan. De gebruiker kan in dit geval alleen taken behandelen.
Mocht de gebruiker zowel facturen boeken, als behandelen (goedkeuren/afkeuren etc.), dan zet u de vinkjes 'taken', en 'digitaliseren' op toestaan.
Cliënt user
In Elvy Online kunt u een cliënt gebruiker/user toevoegen. Een cliënt user is een klant van de licentiehouder welke zelf tot maximaal 5 administraties kan boeken. Selecteer de optie 'Client gebruiker' om deze gebruiker te kenmerken als cliënt user. U geeft in het tabblad 'Administratie toegang' aan tot welke administraties de cliënt user toegang heeft.
Behoort tot de groep(en)
Onder dit tabblad kunt u de medewerker plaatsen in een groep. Een groep bestaat uit gebruikers met dezelfde rechten/bevoegdheden. U kunt in één keer een groep aanmaken met bepaalde rechten om vervolgens de medewerkers in de groep te plaatsen, zodat u niet elke keer de rechten hoeft te wijzigen.
Instellingen
De groepsinstellingen overheerst de gebruikersinstellingen, mits er in de groep geen keuze is gemaakt voor een bepaalde bevoegdheid welke wel bij de gebruiker is ingesteld. Als er op gebruikers- en groepsniveau geen keuze is gemaakt, krijgt de gebruiker geen rechten toegewezen tot een bepaalde bevoegdheid. Als een gebruiker in meerdere groepen is geplaatst, worden de rechten van de eerste groep waaraan de gebruiker is toegevoegd aangenomen.
Ga naar het artikel 'Hoe maak ik een groep aan?' om dit in te stellen.
Administratie toegang
Onder het tabblad Administratie toegang kunt u de administraties selecteren waarin de gebruiker facturen mag inboeken of fiatteren.
Manager van
Onder het tabblad Manager van kunt u medewerkers manager maken van bepaalde gebruikers. Een manager kan taken overnemen en verwerken bij afwezigheid van een collega bij bijvoorbeeld ziekte of vakantie.
U selecteert vervolgens 'Bewaren' om de gegevens op te slaan.
E-mail taak
Onder het tabblad E-mail taak kunt u de takenmail kiezen welke u heeft aangemaakt, zodat een fiatteur weet dat er nieuwe taken klaar staan om behandeld te worden. U kunt per gebruiker een e-mail taak aanmaken, waar u de frequentie, tijden en dagen instelt, waarop het takenoverzicht verzonden moet worden.
Ga naar het artikel 'Hoe stel ik de e-mail notificatie in?' om de mogelijkheden te bekijken.
Gebruiker verwijderen
In Elvy Online kunt u geen gebruiker verwijderen, alleen een gebruiker op non-actief zetten.
Door op het potlood te klikken rechts in de kolom van de gebruiker kunt u de gebruikersgegevens wijzigen.
Gegevens wijzigen
Ga via uw gebruikersnaam rechts bovenin naar Gebruikersdetails.
- Algemeen: wijzig hier uw gebruikersgegevens.
- Authenticatie: wijzig hier uw wachtwoord.
- Administraties: zie hier in tot welke administraties u toegang heeft.
- Groepen: zie hier in tot welke groepen u behoort.
Na het wijzigen van het wachtwoord zal de gebruiker deze nog moeten bevestigen via een e-mail die gestuurd wordt naar het gekoppelde e-mailadres.