Beschikbaarheid
Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):
eAccounting
Exact Online
Het is mogelijk om per administratie en afzonderlijk voor crediteuren of debiteuren, een boekingsomschrijving in te stellen. Hierbij kunt u vrije tekst combineren met een aantal vaste gegevens die op het tabblad Digitaliseren beschikbaar zijn.
De begrippen ‘template’ en ‘boekingsomschrijving’ worden afwisselend gebruikt in dit artikel en betekent hetzelfde: een standaard boekingsomschrijving.
Ga via het menu naar Instellingen en selecteer Templates. Druk rechts bovenin op 'Toevoegen'.
Per template heeft u de volgende mogelijkheden:
| Instelling | Toelichting |
| Administratie | Selecteer hier één administratie waarvoor u de template wilt aanmaken of maak de keuze uit ‘Alle’. Door op het vergrootglas te klikken kunt u zoeken op alle beschikbare administraties. |
| Debiteur/crediteur | Selecteer of de template voor een crediteur, debiteur of beide geldt. |
| Omschrijving | Geef een duidelijke omschrijving in van de template. |
| Templates | Geef de boekingsomschrijving in aan de hand van speciale variabelen. |
Er kan één template aangemaakt worden per combinatie van administratie en debiteur/crediteur. De omschrijvingen van een template zijn uniek.
Variabelen
Bij Templates heeft u de keuze uit een aantal variabelen, die overeenkomen met bepaalde factuurgegevens.
| Variabele | Toelichting |
| RelNr | Relatienummer (crediteur/debiteur) |
| RelName | Relatienaam (crediteur/debiteur) |
| FakDat | Factuurdatum. Bijvoorbeeld ’21-10-2016′. |
| FakNr | Factuurnummer |
| Dagboek | Dagboekcode/-nummer |
| Betcd | Code van de betalingsconditie |
Opties voor FakDat
De variabele FakDat heeft een aantal speciale opties, waarmee u delen van de datum kunt gebruiken, zoals de maand, week of het jaar.
| Optie | Toelichting |
| Jaar | Jaartal. Bijvoorbeeld ‘2016’. |
| JaarKort | Laatste cijfers van het jaartal. Bijvoorbeeld ’16’. |
| Maand | Twee-cijferige maand. Bijvoorbeeld ’02’ voor februari. |
| MaandLang | Uitgeschreven maand. Bijvoorbeeld ‘juni’ of ‘september’. |
| MaandKort | Drie-letterige uitschreven maand. Bijvoorbeeld ‘apr’ of ‘aug’. |
| Week | Twee-cijferige week. |
| Dag | Twee-cijferige dag. |
U wilt in de omschrijving de uitgeschreven maand tonen. Gebruik dan FakDat.MaandLang in de omschrijvingstemplate.
Schakelopties
Met behulp van schakelopties kunt u een aantal tekstuele bewerkingen toepassen op de variabelen.
| Schakeloptie | Bewerking |
| 1, 2, … | Eerste tekens van de waarde |
| 1R, 2R, … | Laatste tekens van de waarde |
| U | Waarde weergeven in hoofdletters |
| L | Waarde weergeven in kleine letters |
| S | Spaties uit de waarde filteren |
Gebruik van variabelen en schakelopties
U kunt een variabele combineren met verschillende schakelopties. Iedere variable moet geschreven worden tussen accolades ({…}), waarbij eventuele opties ook hierbinnen worden gebruikt. Deze variabelen vult u in bij het veld Templates. Hier kunt u eveneens vrije tekst gebruiken, waardoor u de omschrijving kunt opbouwen uit vaste woorden en variabelen die worden aangeboden vanuit Elvy.
Wanneer u de omschrijving naar wens heeft ingesteld, drukt u op Bewaren.
U wilt de eerste vier letters van de crediteurnaam gebruiken in de omschrijving. De variabele schrijft u dan als volgt: {RelName,4}. Met {RelName,4R} gebruikt u de laatste vier letters. De crediteurnaam kan ook in hoofdletters getoond worden, door {RelName,U} te gebruiken.
Aangezien de schakelopties gecombineerd kunnen worden, heeft u de mogelijkheid om, bijvoorbeeld, de eerste zes letters van de crediteur te gebruiken, in hoofdletters, zonder spaties. Hiervoor schrijft u de variabele als volgt: {RelName,6US}. De ‘6’ geeft aan dat u de eerste zes tekens wilt gebruiken, de ‘U’ zet de naam om in hoofdletters en ‘S’ filtert alle spaties uit de naam.
De schakeloptie S heeft voorrang boven alle andere opties. Wanneer u bijvoorbeeld als crediteurnaam, ‘Van Voorden’ gebruikt, en de eerste vijf tekens van de naam wilt tonen, zonder spaties, dan geeft de variabele, {RelName,5S} als resultaat ‘VanVo’, in plaats van ‘Van V’.
U kunt deze bewerkingen uiteraard ook toepassen op de opties van de variabele FakDat. Wanneer u bijvoorbeeld de korte maandnotitie in de omschrijving wilt gebruiken, in hoofdletters, dan gebruikt u {FakDat.MaandKort,U} om de maand april als ‘APR’ te tonen.
Variabelen mogen meerdere keren gebruikt worden in een omschrijving. U kunt bijvoorbeeld de omschrijving ‘{RelName,5US}/{RelName}‘ gebruiken, om voor crediteur Van Voorden als omschrijving ‘VANVO/Van Voorden’ te krijgen.
De boekingsomschrijving kan direct worden ingezet.
Template verwijderen/wijzigen
U kunt alle gegevens welke u in de template heeft ingegeven, eenvoudig wijzigen door op het potlood te drukken van de boekingsomschrijving.
Door op het kruisje te drukken van de template verwijdert u de boekingsomschrijving in zijn geheel. Alvorens een template definitief verwijdert wordt, krijgt u altijd een pop-up met de vraag of u de template wilt verwijderen.
Naast het instellen van een boekingsomschrijving kunt u ook heel eenvoudig vanaf het document tekst kopiëren. Lees het artikel: 'Welke opties kan ik in het documenten-scherm toepassen?'.