Beschikbaarheid
Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):
AccountView
eAccounting
Via de Administratie Wizard kunt u zelf heel eenvoudig administraties toevoegen. Hiervoor dienen een aantal stappen voltooid te worden. Ga via het menu naar Administraties, kies het financieel pakket en selecteer ‘toevoegen’. U komt nu in de Administratie Wizard.
Stap 1 - Financieel pakket kiezen
U kiest het financieel pakket en selecteert 'volgende'.
Klik hier om verder te gaan naar stap 2 - Exact Online
Klik hier om verder te gaan naar stap 2 - AccountView
Klik hier om verder te gaan naar stap 2 - eAccounting
Stap 2 - Authenticatie aanmaken voor Exact Online
Vervolgens komt u in het tweede tabblad Authenticatie van de Administratie Wizard. Indien u nog geen authenticatie heeft aangemaakt moet u dat hier doen. Bij een bestaande authenticatie kunt u deze hier vanzelfsprekend al selecteren.
Gebruik voor het aanmaken van een authenticatienaam een goede omschrijving, waarmee u direct inzichtelijk heeft voor welk account u facturen wilt inboeken. Denk hierbij aan het financieel pakket + naam cliënt zoals in het voorbeeld hieronder.
Klik op 'volgende'. U wordt nu doorverwezen naar de inlogpagina van Exact Online. U heeft hiervoor de gebruikersnaam en het wachtwoord nodig van Exact Online waaraan u de administratie wilt koppelen. U kiest vervolgens 'inloggen'.
Stap 3 - Administratie aanmaken voor Exact Online
Wanneer u de authenticatie heeft aangemaakt krijgt u een overzicht van alle administraties welke beschikbaar zijn in uw financieel pakket. Administraties onder deze authenticatie die reeds zijn gekoppeld, staan niet meer in de lijst.
Om de koppeling te maken tussen uw administratie(s) en Elvy dient u een e-mailadres aan te maken. U kunt hier geheel naar eigen wens de prefix van het e-mailadres invullen, waar facturen voor deze administratie naartoe gestuurd moeten worden. U selecteert ‘volgende’.
Gebruik voor de prefix een uniek gegeven waaraan u direct kunt zien om welke administratie het gaat. Denk hierbij aan KvK-nummer, administratiecode, administratienaam, etc.
Stap 4 - Overzicht voor Exact Online
Vervolgens krijgt u een overzicht van alle e-mailadressen van de administraties welke u zojuist gekoppeld heeft.
U selecteert 'voltooien' om de authenticatie compleet te maken.
Administratie instellingen
In het overzicht van al uw gekoppelde administraties vindt u rechts een tandwiel om de administratie instellingen te kunnen bijwerken of de administratie opnieuw te synchroniseren met de gegevens uit uw financieel pakket.
U heeft in de administratie instellingen onder het tabblad 'Algemeen' de mogelijkheid om het e-mailadres van de administratie te wijzigen, een standaard factuurproces, dagboek en betalingsconditie in te vullen en de administratie te (de)activeren.
Met de optie 'Inclusief bedrag' kunt u bij het inboeken van de factuur het bedrag inclusief btw i.p.v. exclusief btw invoeren. Met de optie 'Factuurproces verplicht bij boeking' kunt u voor deze administratie instellen dat voor iedere boeking een factuurproces verplicht gekozen moet worden.
Onder het tabblad 'gebruikersrechten' kunt u de toegang van de gebruikers tot deze administratie wijzigen door middel van het vinkje voor de gebruiker te (de)selecteren. U selecteert vervolgens Bewaren om de wijzigingen op te slaan.
Administratie verwijderen
U heeft de mogelijkheid om een administratie uit Elvy te verwijderen. Dit kunt u doen door op het kruisje te klikken rechts van de administratie.
U krijgt vervolgens de melding of u zeker weet dat u de geselecteerde administratie wilt verwijderen. Selecteer Verwijder om de actie definitief te maken.
Status administratie
In het overzicht van al uw gekoppelde administraties ziet u aan de linkerkant voor de administratie een icoon staan wat de status van de administratie weergeeft.
Administratie is gesynchroniseerd en klaar voor gebruik.
Administratie is bezig met synchroniseren.
Administratie kan nog niet gebruikt kan worden.
Als u een uitroepteken voor uw administratie heeft staan kunnen de volgende fouten zijn opgetreden:
- De administratie is niet gekoppeld aan een financieel pakket
- De huidige authenticatie heeft geen toegang tot deze administratie
- De administratie heeft nog geen e-mailadres gekoppeld
- De administratie is niet actief
Stap 2 - Authenticatie aanmaken voor AccountView
Vervolgens komt u in het tweede tabblad Authenticatie van de Administratie Wizard. Indien u nog geen authenticatie heeft aangemaakt moet u dat hier doen. Bij een bestaande authenticatie kunt u deze hier vanzelfsprekend al selecteren.
Gebruik voor het aanmaken van een authenticatienaam een goede omschrijving, waarmee u direct inzichtelijk heeft voor welk account u facturen wilt inboeken. Denk hierbij aan het financieel pakket + naam cliënt zoals in het voorbeeld hieronder.
Klik op 'volgende'. U wordt nu doorverwezen naar de inlogpagina van AccountView. U heeft hiervoor de gebruikersnaam en het wachtwoord nodig van AccountView waaraan u de administratie wilt koppelen. U kiest vervolgens 'Bevestigen'.
Stap 3 - Administratie aanmaken voor AccountView
Wanneer u de authenticatie heeft aangemaakt krijgt u een overzicht van alle administraties welke beschikbaar zijn in uw financieel pakket. Administraties onder deze authenticatie die reeds zijn gekoppeld, staan niet meer in de lijst.
Om de koppeling te maken tussen uw administratie(s) en Elvy dient u een e-mailadres aan te maken. U kunt hier geheel naar eigen wens de prefix van het e-mailadres invullen, waar facturen voor deze administratie naartoe gestuurd moeten worden. U selecteert ‘volgende’.
Gebruik voor de prefix een uniek gegeven waaraan u direct kunt zien om welke administratie het gaat. Denk hierbij aan KvK-nummer, administratiecode, administratienaam, etc.
Stap 4 - Overzicht voor AccountView
Vervolgens krijgt u een overzicht van alle e-mailadressen van de administraties welke u zojuist gekoppeld heeft.
U selecteert 'voltooien' om de authenticatie compleet te maken.
Administratie instellingen
In het overzicht van al uw gekoppelde administraties vindt u rechts een tandwiel om de administratie instellingen te kunnen bijwerken of de administratie opnieuw te synchroniseren met de gegevens uit uw financieel pakket.
U heeft in de administratie instellingen onder het tabblad 'Algemeen' de mogelijkheid om het e-mailadres van de administratie te wijzigen, een standaard factuurproces, dagboek en betalingsconditie in te vullen en de administratie te (de)activeren. Ook kan hier eventueel een afwijkend documentenpad voor bijlagen worden ingesteld. Dit pad wordt dan gebruikt i.p.v. het pad dat is ingesteld bij Accountview onder Opties – Instellingen – Administratie – Kopiedoc.
Met de optie 'Inclusief bedrag' kunt u bij het inboeken van de factuur het bedrag inclusief btw i.p.v. exclusief btw invoeren. Met de optie 'Factuurproces verplicht bij boeking' kunt u voor deze administratie instellen dat voor iedere boeking een factuurproces verplicht gekozen moet worden.
Onder het tabblad 'gebruikersrechten' kunt u de toegang van de gebruikers tot deze administratie wijzigen door middel van het vinkje voor de gebruiker te (de)selecteren. U selecteert vervolgens Bewaren om de wijzigingen op te slaan.
Administratie verwijderen
U heeft de mogelijkheid om een administratie uit Elvy te verwijderen. Dit kunt u doen door op het kruisje te klikken rechts van de administratie.
U krijgt vervolgens de melding of u zeker weet dat u de geselecteerde administratie wilt verwijderen. Selecteer Verwijder om de actie definitief te maken.
Status administratie
In het overzicht van al uw gekoppelde administraties ziet u aan de linkerkant voor de administratie een icoon staan wat de status van de administratie weergeeft.
Administratie is gesynchroniseerd en klaar voor gebruik.
Administratie is bezig met synchroniseren.
Administratie kan nog niet gebruikt kan worden.
Als u een uitroepteken voor uw administratie heeft staan kunnen de volgende fouten zijn opgetreden:
- De administratie is niet gekoppeld aan een financieel pakket
- De huidige authenticatie heeft geen toegang tot deze administratie
- De administratie heeft nog geen e-mailadres gekoppeld
- De administratie is niet actief
Stap 2 - Authenticatie aanmaken voor eAccounting
Vervolgens komt u in het tweede tabblad Authenticatie van de Administratie Wizard. Indien u nog geen authenticatie heeft aangemaakt moet u dat hier doen. Bij een bestaande authenticatie kunt u deze hier vanzelfsprekend al selecteren.
Gebruik voor het aanmaken van een authenticatienaam een goede omschrijving, waarmee u direct inzichtelijk heeft voor welk account u facturen wilt inboeken. Denk hierbij aan het financieel pakket + naam cliënt zoals in het voorbeeld hieronder.
Activeer de Visma eAccounting API voor iedere administratie waarmee Elvy een connectie moet maken. Ga hiervoor in eAccounting naar Apps – Visma eAccounting API en klik op 'activeren'.
Zorg er altijd voor dat er eerst wordt uitgelogd uit eAccounting, anders kan er geen koppeling gemaakt worden met een nieuwe administratie.
Klik op 'volgende'. U wordt nu doorverwezen naar de inlogpagina van eAccounting. U heeft hiervoor de gebruikersnaam en het wachtwoord nodig van eAccounting waaraan u de administratie wilt koppelen. U kiest vervolgens 'inloggen'.
Hierna wordt er een keuze gevraagd om een administratie te selecteren, kies daar de te koppelen administratie.
Stap 3 - Administratie aanmaken voor eAccounting
Wanneer u de authenticatie heeft aangemaakt krijgt u een overzicht van alle administraties welke beschikbaar zijn in uw financieel pakket. Administraties onder deze authenticatie die reeds zijn gekoppeld, staan niet meer in de lijst.
Om de koppeling te maken tussen uw administratie(s) en Elvy dient u een e-mailadres aan te maken. U kunt hier geheel naar eigen wens de prefix van het e-mailadres invullen, waar facturen voor deze administratie naartoe gestuurd moeten worden. U selecteert ‘volgende’.
Gebruik voor de prefix een uniek gegeven waaraan u direct kunt zien om welke administratie het gaat. Denk hierbij aan KvK-nummer, administratiecode, administratienaam, etc.
Stap 4 - Overzicht voor eAccounting
Vervolgens krijgt u een overzicht van alle e-mailadressen van de administraties welke u zojuist gekoppeld heeft.
U selecteert 'voltooien' om de authenticatie compleet te maken.
Administratie instellingen
In het overzicht van al uw gekoppelde administraties vindt u rechts een tandwiel om de administratie instellingen te kunnen bijwerken of de administratie opnieuw te synchroniseren met de gegevens uit uw financieel pakket.
U heeft in de administratie instellingen onder het tabblad 'Algemeen' de mogelijkheid om het e-mailadres van de administratie te wijzigen en de administratie te (de)activeren.
Met de optie 'Inclusief bedrag' kunt u bij het inboeken van de factuur het bedrag inclusief btw i.p.v. exclusief btw invoeren.
Onder het tabblad 'gebruikersrechten' kunt u de toegang van de gebruikers tot deze administratie wijzigen door middel van het vinkje voor de gebruiker te (de)selecteren. U selecteert vervolgens Bewaren om de wijzigingen op te slaan.
Administratie verwijderen
U heeft de mogelijkheid om een administratie uit Elvy te verwijderen. Dit kunt u doen door op het kruisje te klikken rechts van de administratie.
U krijgt vervolgens de melding of u zeker weet dat u de geselecteerde administratie wilt verwijderen. Selecteer Verwijder om de actie definitief te maken.
Status administratie
In het overzicht van al uw gekoppelde administraties ziet u aan de linkerkant voor de administratie een icoon staan wat de status van de administratie weergeeft.
Administratie is gesynchroniseerd en klaar voor gebruik.
Administratie is bezig met synchroniseren.
Administratie kan nog niet gebruikt kan worden.
Als u een uitroepteken voor uw administratie heeft staan kunnen de volgende fouten zijn opgetreden:
- De administratie is niet gekoppeld aan een financieel pakket
- De huidige authenticatie heeft geen toegang tot deze administratie
- De administratie heeft nog geen e-mailadres gekoppeld
- De administratie is niet actief