Beschikbaarheid
Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):
Je kunt facturen matchen aan de Verplichtingen-module in Exact Globe. Het gebruik hiervan vormt een kleine toevoeging aan de bestaande werkwijze.
Het is ook mogelijk om een uitgebreidere verplichtingenadministratie te voeren met Elvy Inkoopmanagement en Contractregistratie. In dit onderdeel van ElvyWeb is het mogelijk om jouw budgettering, verplichtingenadministratie en contractenregistratie vorm te geven.
Voer zoals gebruikelijk de Automatische Herkenning uit. Zodra Elvy de crediteur en alle overige gegevens herkend heeft, wordt het Boekingsregel-scherm geopend.
Druk op de knop Verpl. Exact. Het Verplichtingen-scherm wordt nu getoond.
Wanneer een verplichting gevonden is nadat je de automatische herkenning hebt uitgevoerd, wordt direct het Verplichtingen-scherm getoond in plaats van het Boekingsregel-scherm.
Om hiervan gebruik te maken, dien je de instructies voor configuratie van het Verplichtingen-scherm te volgen, zoals hieronder beschreven.
Configuratie van het Verplichtingen-scherm
Wanneer je voor het eerst binnen Elvy gebruik maakt van Verplichtingen, kun je een aantal opties instellen om het gebruik hiervan zo makkelijk mogelijk te maken.
Deze opties worden bewaard. Je kunt ze achteraf altijd wijzigen.
Onder 'Nummerformaat’ kun je een of meer ‘lay-outs’ instellen, waaraan Elvy een verplichtingsnummer kan herkennen.
Op een factuur wordt het nummer van een verplichting vermeld; dit nummer heeft altijd een vaste indeling en komt overeen met de nummering van verplichtingen in Exact Globe. In dit voorbeeld wordt aangenomen dat het nummer van een verplichting begint met ‘12’, gevolgd door 5 cijfers. Vul in dit geval 1299999 in. Je kunt meerdere lay-outs instellen; één per regel.
Kruis de optie, ‘filter vp.nr’s’ aan. Het filterveld onder deze optie wordt automatisch gevuld met verplichtingsnummers welke gevonden zijn aan de hand van de ingevoerde lay-outs. Elvy past deze filtering toe op de lijst met verplichtingen, waardoor je snel en eenvoudig de juiste verplichting kunt selecteren.
Zoeken op artikelcode
Het is ook mogelijk om de selectie nog verder te verfijnen door te zoeken op artikelcode. Kruis de optie, ‘Artikel’ aan en voer de artikelcode in.
Je kunt hierbij gebruikmaken van %-tekens, waarmee je eenvoudig kunt aangeven of de opgegeven tekst moet overeenkomen met het begin of een deel van de artikelcode.
Het verplichtingenoverzicht wordt real-time bijgewerkt, wanneer je op artikelcode zoekt.
Volledige artikelcode
Om te zoeken op de volledige artikelcode, waarbij de door jou ingevoerde code precies overeen moet komen, vul je de artikelcode in.
Begin van de artikelcode
Wanneer je alle verplichtingen wilt tonen, waarbij het begin van de artikelcode overeenkomt met jouw invoer, dan gebruik je ART%, waarbij ‘ART’ de artikelcode is.
Je zoekt naar artikelcodes die beginnen met ABR, (zoals ABR0102 en ABR0203). Voer dan als artikelcode ABR% in.
Een deel van de artikelcode
Wil je zoeken op een deel van de artikelcode, dan voer je het deel in wat je zoekt, ingesloten door %-tekens.
Je zoekt naar artikelcodes waarin de waarde ‘D342’ voorkomt. Voer dan als artikelcode %D342% in.
Selecteren van de verplichting
Wanneer je de juiste verplichting in het overzicht hebt gevonden, selecteer je deze door erop te klikken. Druk vervolgens op Selecteer, rechts onderin het Verplichtingen-scherm.
Zie je niet de verplichting die je wilt selecteren? Het is mogelijk dat de getoonde verplichtingen op basis van filtering niet de verplichting bevat die je wilt selecteren. Schakel de opties, ‘filter vp.nr’s’ en ‘Artikel’ uit; de volledige lijst met verplichtingen (gekoppeld aan de herkende crediteur) wordt nu getoond.
N.B. Kruis de optie, ‘filter vp.nr’s’ weer aan, nadat je de juiste verplichting geselecteerd hebt, zodat het Verplichtingen-scherm bij een volgende factuur automatisch getoond wordt, indien een verplichting gevonden is.
Vervolgens kun je de factuur op de gebruikelijke manier inboeken. Het matchen aan de geselecteerde verplichting vindt op de achtergrond plaats in Exact Globe.
Gegevens van de verplichting tonen op het Boekingsregel-scherm
Het verplichtings- en regelnummer worden standaard door Elvy niet getoond op de boekingsregel. Je kunt dit wijzigen door vanuit het Boekingsregel-scherm op instellingen te drukken, links bovenin.
Vervolgens wordt het onderstaande scherm getoond.
Kruis hier de opties, ‘Vrij veld 3’ en ‘Vrij veld 4’ aan, om de velden te tonen en druk op Bewaren. De velden worden nu getoond onder het veld, ‘Omschrijving’.
In het eerste veld wordt het verplichtingsnummer getoond; in het tweede het regelnummer.