Beschikbaarheid
Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):
Naast het reguliere proces van inboeken van inkoopfacturen naar het inkoopboek van SAP Business One, kun je ook gebruikmaken van de mogelijkheid om na het inboeken van een inkoopfactuur deze als conceptboeking aan te maken in SAP Business One. Zodra de factuur met het Inkomend Factuur Register is gefiatteerd, zal de conceptboeking definitief worden gemaakt en wordt het concept verwijderd uit SAP Business One.
Inrichting
Om deze functionaliteit te activeren, ga je in ElvyDS naar het IFR register via de menu optie ElvyWeb - Registers:
Open het register. Ga naar het tabblad Diversen. Hier kun je de optie Inboeken via SAP Conceptboeking onder de kop ‘SAP Business One’ inschakelen:
Werking
Facturen die zijn gekoppeld aan het register worden in SAP Business One aangemaakt als Concept:
De inkoopfactuur wordt alleen aan de definitieve boeking toegevoegd.
Het komt voor dat meerdere conceptboekingen hetzelfde documentnummer krijgen toegekend van SAP Business One. Dit is een standaard functionaliteit van SAP Business One. De definitieve boekingen krijgen een uniek documentnummer.
Conceptboeking wijzigen
Het is alleen mogelijk om de conceptboeking te wijzigen vanuit SAP zelf. Als dit op de volgende manier wordt uitgevoerd, dan kan Elvy de boeking ook correct doorzetten naar een inkoopboeking;
- Boeking maken o.b.v. concept boeking met IFR register.
- Fiatteur keurt de taak af (Bijvoorbeeld vanwege foutieve grootboekrekening).
- Afkeurmanager opent de conceptboeking in SAP, past wijzigingen toe en slaat deze als concept op via Bestand / Als conceptdocument opslaan.
- Manager van afkeur wacht totdat de wijziging in ElvyWeb zichtbaar wordt in afgekeurde taak, kiest daarna voor Hervatten.
- Fiatteur keurt de gewijzigde taak goed (of definitief af).
- Conceptboeking in SAP wordt door Elvy definitief gemaakt, wijzigen is niet meer mogelijk. Hierbij wordt ook direct de inkoopfactuur gekoppeld.
Wanneer er bij het opslaan van een conceptboeking in SAP niet wordt gekozen voor Als conceptdocument opslaan, dan kan Elvy de boeking niet omzetten naar een inkoopboeking.