Beschikbaarheid
Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):
Uitzondering: iMuis
Indien je gebruikmaakt van deze functionaliteit, dan dien je de filtering op een stamgegeven direct in te richten voor alle medewerkers. Wanneer je bijvoorbeeld voor drie medewerkers filtering inricht op een aantal grootboekrekeningen, maar niet voor de anderen, dan krijgen zij geen grootboekrekeningen te zien in de zoek- en invoervelden voor grootboekrekeningen in ElvyWeb totdat je voor hen ook de filtering instelt.
Wanneer je werkt met ElvyWeb, dan zijn de stamgegevens (crediteuren, grootboekrekeningen) uit jouw gekoppelde administraties beschikbaar voor alle gebruikers in ElvyWeb. Het is mogelijk dat je deze toegang wilt beperken. Dit is vooral handig als je gebruikmaakt van de oplossingen Onkosten Declaratie of Kostenbeheersing & Verplichtingen, waarbij je per medewerker een selectie van grootboekrekeningen beschikbaar maakt die gebruikt mogen worden voor het indienen van een declaratie of het aangaan van een inkoopverplichting.
Filtering instellen
In Elvy DS ga je via het menu naar ElvyWeb › Filtering.
Hier kun je per gebruiker (of voor meerdere gebruikers gelijktijdig) per administratie instellen tot welke stamgegevens toegang gegeven wordt.
Gebruikers selecteren
Voordat je de filtering instelt, dien je de gebruiker(s) te selecteren. Bij het openen van het Filtering-scherm zijn alle gebruikers geselecteerd.
Links bovenin het scherm zie je de knoppen Alle en Geen. Hiermee kun je alle gebruikers selecteren óf alle gebruikers deselecteren. Indien je voor een klein aantal gebruikers dezelfde filtering wilt instellen, druk je op Geen.
Je selecteert de gebruikers door op de namen te klikken. Door nogmaals op een geselecteerde naam te klikken, kun je deze ook weer de-selecteren.
Administratie kiezen
De filtering richt je per administratie in, omdat de stamgegevens onderling uiteraard verschillend kunnen zijn. Selecteer de administratie door deze aan te klikken.
Druk nu op Verversen om de stamgegevens voor de geselecteerde administratie te tonen.
Stamgegevens toekennen
Filtering kun je instellen op de volgende stamgegevens uit jouw administratie: Grootboekrekeningen, Kostendragers, Kostenplaatsen/Kostensoorten, Relaties, Debiteuren, Crediteuren, Projecten, Betalingscondities, Btw-codes, Dagboeken, Magazijnen en Valuta.
Om de geselecteerde medewerker(s) toegang te geven tot een bepaald gegeven, open je het betreffende tabblad. Bijvoorbeeld Grootboekrekeningen.
Hier dubbelklik je op de grootboekrekeningen waarvoor de geselecteerde medewerker(s) toegang moeten krijgen. Je kunt ook met het toetsenbord door de lijst navigeren: met [Enter] of [Spatie] selecteer je een regel.
Wanneer de regel bij een stamgegeven groen is, dan is dit toegankelijk voor alle geselecteerde medewerkers. Indien de regel rood is, dan is deze niet toegankelijk gemaakt voor alle, op dat moment geselecteerde, medewerkers.
Door op een groene of rode regel te dubbelklikken, hef je de filtering op dat gegeven op voor geselecteerde medewerkers die op dat moment toegang hebben.
Uiteraard kun je ook alle filters wissen, bijvoorbeeld als je de filtering opnieuw wilt inrichten. Hiervoor druk je op Filters wissen, onderin het scherm.
Voor medewerkers die een boeking mogen wijzigen (als afkeurmanager of als fiatteur, tijdens het goedkeuringsproces), wordt de filtering toegepast op de stamgegevens. Indien de oorspronkelijke boeking een grootboekrekening (of kostenplaats) bevat, waartoe de medewerker geen toegang heeft gekregen, dan blijft deze staan. Op deze manier kunnen fiatteurs een boeking aanvullen tijdens de accordering/fiattering, waarbij zij alleen kunnen kiezen uit de voor hen toegankelijke gegevens.
Als je filtering hebt ingesteld op een stamgegeven, dan is het raadzaam om medewerkers ook toegang te geven tot de 'lege' waarde bovenaan de lijst voor dat gegeven. Indien je dit niet instelt, kan het voorkomen dat - wanneer hier keuzelijsten getoond worden - de betreffende medewerkers op de zoekpagina in ElvyWeb bij deze gegevens een vooraf ingevulde standaardwaarde zien. In deze lijsten wordt namelijk altijd de eerste waarde gekozen.
Je kunt dit wijzigen in Elvy DS via het menu ElvyWeb › Filtering. Ga naar het tabblad van de betreffende stamgegeven (bijvoorbeeld kostenplaats) en selecteer hier tevens de 'lege' waarde. Selecteer vervolgens Bewaren om de gegevens op te slaan.
Dit is alleen nodig als er gefilterd wordt op het betreffende stamgegeven.
Gefilterde gegevens gebruiken
Wanneer je de filtering hebt ingericht, wordt deze toegepast binnen ElvyWeb op de zoekpagina bij het wijzigen van boekingen en in de modules Onkosten Declaratie en Kostenbeheersing & Verplichtingen.Onkosten Declaratie
Wanneer jouw medewerkers declaraties indienen, wordt de filtering toegepast op alle stamgegevens die je binnen de template beschikbaar hebt gemaakt. Hiermee kun je bijvoorbeeld eenvoudig de keuze van grootboekrekeningen beperken tot diegenen die gebruikt mogen worden voor onkosten.
Kostenbeheersing & Verplichtingen
Bij het aanmaken van budgetten en verplichtingen wordt de filtering op dezelfde manier toegepast, zoals bij de Onkosten Declaratie.
Een aanvullende functionaliteit voor medewerkers die verplichtingen kunnen indienen, is de optie om budgetfiltering in te schakelen. Hiermee worden de beschikbare budgetten (waaruit gekozen kan worden bij het aanvragen van een verplichting) beperkt tot diegenen waarin de stamgegevens gebruikt worden, waartoe de medewerker toegang heeft gekregen.