Beschikbaarheid
Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):
Uitzondering: iMuis
Indien u gebruikmaakt van deze functionaliteit, dan dient u de filtering op een stamgegeven direct in te richten voor alle medewerkers. Wanneer u bijvoorbeeld voor drie medewerkers filtering inricht op een aantal grootboekrekeningen, maar niet voor de anderen, dan krijgen zij geen grootboekrekeningen te zien in de zoek- en invoervelden voor grootboekrekeningen in ElvyWeb, totdat u voor heen ook de filtering instelt.
Wanneer u werkt met ElvyWeb, zijn de stamgegevens (crediteuren, grootboekrekeningen) uit uw gekoppelde administraties beschikbaar voor alle gebruikers in ElvyWeb. Het is mogelijk dat u deze toegang wilt beperken. Dit is vooral handig wanneer u gebruikmaakt van de oplossingen Onkosten Declaratie of Kostenbeheersing & Verplichtingen, waarbij u per medewerker een selectie van grootboekrekeningen beschikbaar maakt, die gebruikt mogen worden voor het indienen van een declaratie of het aangaan van een inkoopverplichting.
Filtering instellen
In Elvy DS gaat u via het menu naar ElvyWeb › Filtering.
Hier kunt u per gebruiker (of voor meerdere gebruikers gelijktijdig), per administratie instellen, tot welke stamgegevens toegang gegeven wordt.
Gebruikers selecteren
Voordat u de filtering instelt, dient u de gebruiker(s) te selecteren. Bij het openen van het Filtering-scherm, zijn alle gebruikers geselecteerd.
Links bovenin het scherm, ziet u de knoppen Alle en Geen. Hiermee kunt u alle gebruikers selecteren óf alle gebruikers deselecteren. Indien u voor een klein aantal gebruikers dezelfde filtering wilt instellen, drukt u op Geen.
U selecteert de gebruikers door op de namen te klikken. Door nogmaals op een geselecteerde naam te klikken, kunt u deze ook weer de-selecteren.
Administratie kiezen
De filtering richt u per administratie in, omdat de stamgegevens onderling uiteraard verschillend kunnen zijn. Selecteer de administratie door deze aan te klikken.
Druk nu op Verversen om de stamgegevens voor de geselecteerde administratie te tonen.
Stamgegevens toekennen
Filtering kunt u instellen op de volgende stamgegevens uit uw administratie: Grootboekrekeningen, Kostendragers, Kostenplaatsen/Kostensoorten, Relaties, Debiteuren, Crediteuren, Projecten, Betalingscondities, Btw-codes, Dagboeken, Magazijnen en Valuta.
Om de geselecteerde medewerker(s) toegang te geven tot een bepaald gegeven, opent u het betreffende tabblad. Bijvoorbeeld Grootboekrekeningen.
Hier dubbelklikt u op de grootboekrekeningen waartoe de geselecteerde medewerker(s) toegang moeten krijgen. U kunt ook met het toetsenbord door de lijst navigeren: met [Enter] of [Spatie] selecteert u een regel.
Wanneer de regel bij een stamgegeven groen is, dan is dit toegankelijk voor alle geselecteerde medewerkers. Indien de regel rood is, dan is deze niet toegankelijk gemaakt voor alle, op dat moment geselecteerde, medewerkers.
Door op een groene of rode regel te dubbelklikken, heft u de filtering op dat gegeven op, voor geselecteerde medewerkers die op dat moment toegang hebben.
Uiteraard kunt u ook alle filters wissen, wanneer u de filtering bijvoorbeeld opnieuw wilt inrichten. Hiervoor drukt u op Filters wissen, onderin het scherm.
Voor medewerkers die een boeking mogen wijzigen (als afkeurmanager of als fiatteur, tijdens het goedkeuringsproces), wordt de filtering toegepast op de stamgegevens. Indien de oorspronkelijke boeking een grootboekrekening (of kostenplaats) bevat, waartoe de medewerker geen toegang heeft gekregen, dan blijft deze staan. Op deze manier kunnen fiatteurs een boeking aanvullen tijdens de accordering, waarbij zij alleen kunnen kiezen uit de voor hen toegankelijke gegevens.
Wanneer u filtering heeft ingesteld op een stamgegeven, dan is het raadzaam om medewerkers ook toegang te geven tot de 'lege' waarde bovenaan de lijst voor dat gegeven. Indien u dit niet instelt, kan het voorkomen dat de betreffende medewerkers op de zoekpagina in ElvyWeb bij deze gegevens, een vooraf ingevulde standaardwaarde zien, wanneer hier keuzelijsten getoond worden. In deze lijsten wordt namelijk altijd de eerste waarde gekozen.
U kunt dit wijzigen in Elvy DS via het menu ElvyWeb › Filtering. Ga naar het tabblad van de betreffende stamgegeven (bijvoorbeeld kostenplaats) en selecteer hier tevens de 'lege' waarde. Selecteer vervolgens Bewaren om de gegevens op te slaan.
Dit is alleen nodig als er gefilterd wordt op het betreffende stamgegeven.
Gefilterde gegevens gebruiken
Wanneer u de filtering heeft ingericht, wordt deze toegepast binnen ElvyWeb, op de zoekpagina, bij het wijzigen van boekingen en in de modules Onkosten Declaratie en Kostenbeheersing & Verplichtingen.Onkosten Declaratie
Wanneer uw medewerkers declaraties indienen, wordt de filtering toegepast op alle stamgegevens die u binnen de template beschikbaar heeft gemaakt. Hiermee kunt u bijvoorbeeld eenvoudig de keuze van grootboekrekeningen beperken tot diegenen die gebruikt mogen worden voor onkosten.
Kostenbeheersing & Verplichtingen
Bij het aanmaken van budgetten en verplichtingen, wordt de filtering op dezelfde manier toegepast, zoals bij de Onkosten Declaratie.
Een aanvullende functionaliteit voor medewerkers die verplichtingen kunnen indienen, is de optie om budgetfiltering in te schakelen. Hiermee worden de beschikbare budgetten (waaruit gekozen kan worden bij het aanvragen van een verplichting) beperkt tot diegenen waarin de stamgegevens gebruikt worden, waartoe de medewerker toegang heeft gekregen.