Beschikbaarheid
Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):
Uitzondering: iMuis
Je wilt gebruikmaken van de mailfunctionaliteit in ElvyWeb, zodat vanuit het IFR een takenoverzicht gemaild kan worden naar jouw medewerkers.
Configureren van de serverinstellingen
Ga in Elvy DS via het menu naar Elvy Web › Instellingen.
Vul bij ‘SMTP-server’ de hostnaam of het IP-adres in van jouw SMTP-server (doorgaans is dit je Exchange-server). Vul bij ‘Poort’ 25 in.
Vraag aan jouw systeembeheerder of het is toegestaan om e-mail te verzenden vanaf de server waarop Elvy DS is geïnstalleerd. Dit is de meest gebruikte en eenvoudigste methode: jouw systeembeheerder kan namelijk op de Exchange-server toestemming verlenen aan de betreffende server.
Vul vervolgens bij ‘E-mailadres afzender’ een e-mailadres in. Dit mag een (niet-bestaand) ‘no-reply’ adres zijn. Echter, je systeembeheerder kan ook ingesteld hebben dat alleen vanaf bepaalde e-mailadressen gemaild mag worden via de hierboven ingevulde server. In dat geval dien je hier een werkend e-mailadres te gebruiken.
Bij ‘Naam afzender’ vul je vervolgens de afzendernaam in, bijvoorbeeld ‘Elvy IFR’ of jouw bedrijfsnaam, gevolgd door ‘IFR’. Vul bij ‘Antwoord naar’ altijd een werkend e-mailadres in. Bij voorkeur dat van de applicatiebeheerder. Wanneer medewerkers het takenoverzicht ontvangen en op ‘Beantwoorden’ drukken vanuit hun e-mailprogramma, dan wordt het bericht namelijk verzonden naar het e-mailadres wat je daar hebt ingevuld.
Testen van de serverinstellingen
Ga naar de server waarop Elvy is geïnstalleerd en open de Opdrachtprompt. Controleer vooraf of de Telnet Client aanwezig is op jouw server.
Voer vervolgens onderstaande commando’s uit, waarbij je de gegevens hanteert die je eerder hebt ingevuld. Gebruik jouw eigen e-mailadres, waar email@domein.nl staat.
telnet exchange-server 25
Wanneer je hier de melding ‘Unable to connect’ krijgt, dan is de SMTP-server niet actief.
helo mail from:no-reply@nederpelt.nl
Krijg je hier de melding ‘Unable to relay’, dan is het niet toegestaan om te mailen vanaf de server waarop Elvy is geïnstalleerd.
rcpt to:email@domein.nl data Dit is een test. <Enter> . <Enter>
Waar <Enter> staat, moet je op de Enter-toets drukken. Bij de tweede ‘enter’ krijg je als het goed is de melding ‘Message queued’. Vervolgens wordt de e-mail verzonden. Heb je deze ontvangen? Dan kan Elvy het takenoverzicht versturen.
De e-mailfrequentie instellen
Ga vanuit de ElvyWeb instellingen (binnen Elvy DS, via het menu Elvy Web › Instellingen) naar het tabblad Takenoverzicht (e-mail). Vul vervolgens de frequentie, tijden en dagen in waarop het takenoverzicht verzonden moet worden.
- Selecteer hier ‘Wekelijks’. Je hebt ook nog de keuze uit andere frequenties, maar wekelijks is de meest gebruikelijke instelling.
- Vul hier een tijdstip in, bijvoorbeeld, ‘9:00’. Je kunt meerdere tijden opgeven; één per regel.
- Kies hier de dagen (op basis van de instelling, ‘Wekelijks’) waarop het takenoverzicht verzonden moet worden.
Wijzigingen over de hele dag
Wanneer je naast de (dagelijkse) e-mail ook een overzicht van nieuwe taken wilt versturen voor de betreffende dag, dan kun je de optie ‘E-Mail: Alleen de wijzigingen over de hele dag versturen.’ aanvinken. Voeg vervolgens een of meer tijdstippen toe onder ‘Tijden’.
Je hebt de optie ingeschakeld en hierbij de volgende tijden ingesteld: 9:00, 12:00 en 16:00.
Om 9:00 wordt het totale takenoverzicht verzonden, aangezien dit het eerste tijdstip is waarop gemaild wordt. De e-mails met taken, waarin iets is gewijzigd (nieuwe taken, toegevoegde notities, etc.), worden vervolgens verstuurd om 12:00 en 16:00. In deze e-mails worden niet alle taken getoond, maar alleen taken die tussen 9:00-12:00 en tussen 12:00-16:00 gewijzigd of aangemaakt zijn.
Herinneringsmail
Tenslotte kun je nog aangeven dat er, naast het takenoverzicht, een herinneringsmail verzonden moet worden voor taken die te lang open staan.
Nieuwe taken/facturen in het IFR hebben de status ‘nog te behandelen’. Een fiatteur kan deze wijzigen naar ‘in behandeling’. Afgekeurde taken komen altijd bij de manager van afkeur terecht. Je kunt hier het maximum aantal dagen invullen, waarna de herinneringsmail verzonden moet worden naar de betreffende medewerkers. Deze mail wordt tegelijk met het takenoverzicht verzonden in een separate e-mail.
E-mailen van het takenoverzicht per gebruiker in- of uitschakelen
Voor nieuwe ElvyWeb-gebruikers is het standaard ingesteld dat zij het takenoverzicht ontvangen, mits bij hun gegevens een e-mailadres is ingevuld. Het kan echter voorkomen (bijvoorbeeld bij directieleden, die moeten tekenen voor grote hoeveelheden facturen) dat een gebruiker deze mail liever niet ontvangt.
