Beschikbaarheid
Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):
Inleiding
Naast facturen kun je ook andere documenten verwerken en opslaan in Exact Synergy, zoals bijvoorbeeld HR-documenten, bezoekverslagen of keuringsrapporten. Deze kunnen handmatig of geautomatiseerd verwerkt worden via het tabblad Exact Algemeen.
Hier maak je voorkeuzes en variabelen aan, waarmee gegevens van het document overgenomen worden en in vaste velden binnen Synergy worden opgeslagen, zoals een projectcode of medewerkersnummer.
Om deze functionaliteit te gebruiken moet de Synergy-database gekoppeld worden in Elvy en moet een verwijzing gemaakt worden vanuit de bijbehorende Exact Globe-database. Als dit nog niet is geconfigureerd, kun je hiervoor contact opnemen met je Elvy-partner.
Variabelen
Om gegevens van bijvoorbeeld een bezoekverslag op te slaan in Synergy, maak je eerst variabelen aan. Ga naar Instellingen > Voorkeuzevariabelen.
Druk op Toevoegen om een nieuwe variabele aan te maken.
Geeft bij ‘Zoektekst’ de tekst op zoals deze op het document staat (bijvoorbeeld: ordernummer). Selecteer bij ‘Waarde bevindt zicht’ waar de waarde (in dit geval, het ordernummer) zich bevindt: naast de zoektekst, eronder of op de positie van de zoektekst.
Geef bij ‘Variabelenaam’ de naam op. Deze kun je vervolgens selecteren in de keuzelijsten op het tabblad Algemeen tabblad of invullen in de invoervelden. Variabelen worden automatisch tussen accolades gezet, dus wanneer je als naam, 'Ordernummer' invult, is de variabele {Ordernummer}.
Voorkeuzes
Bij het aanmaken van een voorkeuze kun je gegevens uit Synergy selecteren (medewerkers, projecten, enzovoorts) of deze gegevens via variabelen selecteren, door het selectievakje aan te kruisen.
Variabelen kun je ook gebruiken in omschrijvingsvelden.
Wanneer de voorkeuze compleet is, kunt je de documenten handmatig verwerken door op Opslaan als PDF & OCR te drukken.
Als je een bepaald type document vaker verwerkt, kun de voorkeuze opslaan.
Serviceprofielen
Om documenten via de Servicewerking automatisch in Synergy op te slaan, kun je na het opslaan van het profiel de optie ‘Sheets’ aankruisen.
Druk op de knop links van het printericoon (deze is niet zichtbaar). Je krijgt nu de vraag of je een scansheet wilt afdrukken. Druk op Ja. Vervolgens krijg je de vraag of je de voorkeuze als serviceprofiel wilt dupliceren. Druk nogmaals op Ja.
Er wordt nu tweede regel aangemaakt met dezelfde naam als de voorkeuze (voorzien van een volgnummer). Dit serviceprofiel kun je gebruiken bij de serviceregels op het tabblad Serviceregels Exact, om documenten automatisch te verwerken via de Elvy Serviceverwerking.